Cara Membuat Folder Kelas di Google Drive untuk Sekolah: Panduan Lengkap

Blog tentang Pendidikan - Pernahkah Kamu merasa kewalahan dengan tumpukan file pembelajaran mulai dari RPP, presentasi, hingga tugas siswa yang tercecer di berbagai perangkat? Tidak jarang guru menyimpan file di laptop pribadi, sebagian lagi di flashdisk, bahkan ada yang tercecer di WhatsApp. Hasilnya? Saat dibutuhkan, file justru sulit ditemukan.

Di era pendidikan digital, keteraturan menjadi kunci. Di sinilah layanan ini hadir sebagai “lemari digital” yang mampu menyimpan, mengelola, dan membagikan file pembelajaran dengan rapi. Tapi, sekadar punya Google Drive saja belum cukup. Kuncinya ada pada bagaimana kita mengatur folder kelas dengan sistematis.

Artikel ini akan memandumu bukan hanya soal teknis membuat folder, tetapi juga mengapa strategi ini bisa menjadi game changer bagi sekolah. Mari kita telusuri langkah demi langkah, dengan sudut pandang praktis, ringan.

Mengapa Google Drive Penting untuk Sekolah?

Sebelum membahas teknis, mari kita jawab dulu pertanyaan penting yaitu kenapa harus menggunakan Google Drive?

1. Akses Mudah, Kapan Saja

Guru dan siswa bisa membuka materi dari laptop, tablet, atau smartphone. Tidak ada lagi alasan “file ada di rumah” atau “flashdisk ketinggalan”.

2. Kolaborasi Real Time

Google Drive terintegrasi dengan Google Docs, Sheets, dan Slides. Artinya, guru bisa membuat soal ujian, lalu siswa mengerjakan langsung di dokumen yang sama yang semuanya terjadi secara real time.

3. Penyimpanan Aman

Data tersimpan di server Google dengan enkripsi. Jadi, meski laptop rusak atau HP hilang, file tetap aman.

4. Gratis dan Kapasitas Cukup Besar

Setiap akun Google mendapat penyimpanan gratis 15 GB. Untuk sekolah yang sudah menggunakan Google Workspace for Education, kapasitasnya bahkan lebih besar.

Menurut laporan Google for Education, lebih dari 170 juta guru dan siswa di seluruh dunia menggunakan ekosistem Google dalam pembelajaran. Angka ini menunjukkan bahwa Google Drive bukan lagi pilihan alternatif, tetapi sudah menjadi standar global dalam pendidikan digital.

Tutorial Membuat Folder Kelas di Google Drive

Nah, sekarang kita masuk ke inti pembahasan yaitu bagaimana membuat folder kelas di Google Drive. Tenang, langkahnya sederhana dan bisa dipraktikkan siapa saja, bahkan yang baru pertama kali menggunakan layanan ini.

1. Masuk ke Layanan Google Drive

Buka link https://drive.google.com lewat browser atau aplikasi di ponsel. Pastikan Kamu sudah login menggunakan akun Gmail sekolah atau pribadi.

2. Buat Folder Baru

- Klik tombol “+ Baru” di kiri atas.

- Pilih “Folder”.

- Beri nama sesuai kebutuhan, misalnya:

• “Kelas 10 IPA – Semester 1”
• “Materi Matematika”
• “Pengumpulan Tugas Sejarah”

Tips: Gunakan penamaan yang konsisten agar mudah dicari. Misalnya: Kelas – Mapel – Semester.

3. Tambahkan File ke Dalam Folder

Ada dua cara untuk menambahkan file kedalam folder, yaitu:

• Upload File/Folder: klik folder, lalu pilih “Upload file” atau “Upload folder”. Cocok untuk materi yang sudah disimpan di laptop.
• Buat File Baru: klik “+ Baru”, lalu pilih Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slides. Ini cocok untuk materi yang baru akan disusun.

4. Atur File yang Sudah Ada

Kalau file terlihat berantakan dan belum tersusun dengan rapi maka tinggal klik kanan > “Pindahkan ke” > pilih folder kelas. Dengan begitu, semua dokumen lebih terorganisasi.

5. Bagikan Folder kepada Guru atau Siswa

- Klik kanan folder > “Bagikan”.

- Masukkan email siswa/guru atau pilih opsi “Siapa saja dengan link”.

- Atur hak akses:

• Viewer (hanya bisa melihat)
• Commenter (bisa memberi komentar)
• Editor (bisa menambahkan dan mengubah file)

6. Pantau dan Kelola Akses

Pastikan folder tidak diakses sembarangan. Misalnya, folder soal ujian cukup dibagikan sebagai Viewer, sementara folder tugas siswa bisa dibuat Editor.

Manfaat Membuat Folder Kelas di Google Drive

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, sekadar bikin folder, apa pentingnya?” Faktanya, kebiasaan sederhana ini bisa membawa dampak besar dalam manajemen pembelajaran digital.

1. Materi Selalu Terorganisasi

Tidak ada lagi file tercecer. Guru tahu di mana RPP disimpan, siswa tahu di mana mencari catatan.

2. Memudahkan Siswa Belajar Mandiri

Dengan akses folder kelas, siswa bisa mengulang materi kapan pun tanpa harus menunggu guru mengirim ulang file.

3. Mendukung Pengumpulan Tugas yang Efisien

Daripada siswa mengirim tugas via WhatsApp (yang sering membuat file menumpuk dan sulit ditelusuri), cukup unggah di folder tugas. Guru tinggal memantau dan memberi penilaian.

4. Menghemat Waktu Guru

Bayangkan kalau ada 5 kelas paralel. Tanpa sistem folder, guru bisa menghabiskan waktu hanya untuk mencari file. Dengan folder terstruktur, waktu bisa dipakai untuk hal yang lebih produktif.

5. Mendukung Sekolah Go Digital

Banyak sekolah sekarang mendorong digitalisasi, bahkan ada yang sudah menerapkan sistem paperless school. Layanan dari google ini bisa menjadi solusi yang ramah lingkungan sekaligus efisien.

Strategi Agar Folder Kelas Lebih Efektif

Membuat folder saja belum cukup. Agar benar-benar berguna, ada beberapa strategi tambahan yang bisa diterapkan:

1. Gunakan Subfolder

Contoh:

Folder: Kelas 10 IPA

Subfolder:

• Materi
• Tugas
• Ujian
• Projek

Dengan begitu, folder lebih rapi dan mudah ditelusuri.

2. Gunakan Kode Warna

Google Drive punya fitur memberi warna pada folder. Gunakan ini untuk membedakan kelas atau mapel. Misalnya, biru untuk IPA, hijau untuk Matematika, merah untuk Bahasa Indonesia.

3. Beri Petunjuk Akses

Saat membagikan folder, sertakan instruksi. Contoh: “Folder ini hanya untuk mengunggah tugas, jangan hapus file orang lain.”

4. Jadwalkan Evaluasi

Setiap akhir semester, bersihkan folder dari file yang sudah tidak relevan. Simpan di folder arsip agar tidak menumpuk.

Tantangan dan Solusinya

Tentu saja, penggunaannya di sekolah tidak selalu mulus. Ada beberapa kendala yang sering muncul:

1. Akses Internet Terbatas

Tidak semua siswa punya kuota atau koneksi stabil. Solusi: gunakan file ukuran ringan (misalnya PDF, bukan video besar), dan sediakan opsi unduh untuk belajar offline.

2. Kurangnya Literasi Digital

Beberapa guru atau siswa masih belum terbiasa dengan layanan ini. Jadi solusinya adalah coba adakan pelatihan singkat atau tutorial video.

3. Keamanan Data

Kadang ada siswa yang tanpa sengaja menghapus file. Solusinya adalah coba atur hak akses dengan bijak, gunakan opsi Viewer untuk beberapa materi yang dianggap penting.

Penutup

Mengatur folder kelas di Google Drive bukan sekadar soal teknis klik tombol “New” lalu “Folder”. Lebih dari itu, ini adalah tentang bagaimana guru membangun ekosistem belajar digital yang tertib, efisien, dan mudah diakses semua pihak.

Bayangkan kalau setiap sekolah di Indonesia menerapkan sistem ini—berapa banyak waktu guru yang bisa dihemat, berapa banyak siswa yang lebih mandiri, dan betapa lancarnya proses belajar tanpa hambatan “file tercecer”.

Jadi, mari mulai dari hal sederhana: buat folder kelas di Google Drive. Satu langkah kecil untuk guru, tapi dampaknya besar untuk pendidikan.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Apakah Google Drive gratis digunakan di sekolah?

Ya. Setiap akun Gmail mendapat 15 GB gratis. Untuk sekolah yang memakai Google Workspace for Education, kapasitasnya bisa lebih besar.

2. Apakah siswa bisa mengunggah tugas di folder yang sama?

Bisa, jika guru memberi akses sebagai Editor. Tapi sebaiknya dibuat folder khusus tugas agar lebih tertata.

3. Apakah file di layanan ini aman?

Aman. Google menggunakan sistem enkripsi. Namun, tetap penting untuk mengatur hak akses agar tidak sembarang orang bisa mengedit.

4. Bisa kah folder diakses tanpa internet?

Bisa, jika diaktifkan fitur offline pada Google Drive. File akan tersimpan di perangkat dan otomatis sinkron saat online kembali.

5. Apa manfaat utama membuat folder kelas?

Materi lebih rapi, siswa mudah mengakses, guru hemat waktu, dan sekolah semakin mendukung pembelajaran digital.