Apa Saja Peran dan Tugas Pengguna di e-Rapor SMK? Ini Jawabannya!

Blog tentang Pendidikan - Digitalisasi pendidikan di Indonesia telah memasuki fase yang jauh lebih matang. Sekolah tidak lagi hanya mengandalkan administrasi manual, tetapi bertumpu pada sistem yang terintegrasi, akurat, dan mampu memberikan data real-time. 

Salah satu instrumen terpenting dalam ekosistem tersebut adalah e-Rapor SMK, aplikasi resmi yang mengelola proses penilaian, pencetakan rapor, integrasi dengan Dapodik, hingga pengelolaan data keterampilan dan proyek peserta didik.

Namun implementasi e-Rapor tidak pernah berdiri sendiri. Ia membutuhkan struktur peran yang jelas, mekanisme kerja yang rapi, serta pemahaman kolektif oleh seluruh warga sekolah. 

Tanpa alur dan kewenangan yang benar, e-Rapor justru memunculkan masalah klasik: nilai tidak muncul, rapor gagal dicetak, rombel kosong, hingga data tidak terkirim ke Dapodik.

Artikel ini disusun untuk membantu guru, operator, kepala sekolah, wali kelas, hingga siswa memahami bagaimana struktur peran e-Rapor SMK bekerja, bagaimana setiap peran saling terhubung, serta bagaimana memastikan seluruh rangkaian penilaian berjalan dengan benar.

Mengapa Struktur Peran e-Rapor SMK Sangat Penting?

Sebelum masuk ke teknis, kita perlu memahami konteksnya. Dalam dunia pendidikan modern, terutama di SMK, data bukan hanya arsip administratif, tetapi menjadi dasar perencanaan kurikulum, asesmen formatif, pembelajaran diferensiasi, hingga evaluasi mutu sekolah.

Karena itu, e-Rapor harus:

1. Mencerminkan proses pembelajaran yang sebenarnya,
2. Menghasilkan data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan,
3. Mendukung asesmen kompetensi dan proyek kokurikuler,
4. Selaras dengan kurikulum (2013 atau Kurikulum Merdeka),
5. Terintegrasi dengan Dapodik sebagai sumber data nasional.

Agar itu terjadi, setiap pengguna memiliki peran spesifik. Guru tidak boleh mengerjakan tugas admin. Admin tidak boleh mengubah nilai guru. 

Wali kelas tidak bisa menginput pembelajaran. Siswa hanya bisa mengakses data yang sudah dipublikasikan.

Ketegasan alur peran inilah yang menjaga akurasi penilaian dan integritas sekolah.

Struktur Peran Pengguna e-Rapor SMK

Struktur pengguna di e-Rapor SMK umumnya terdiri atas:

1. Operator Dapodik
2. Administrator e-Rapor
3. Guru Mata Pelajaran
4. Wali Kelas
5. Siswa

Di beberapa sekolah, tambahan peran seperti Waka Kurikulum, Kepala Sekolah, atau Pembimbing PKL dimasukkan dalam peran guru/admin sesuai kebutuhan. Namun lima peran inti di atas selalu ada dan wajib berjalan seimbang.

Berikut uraian lengkapnya:

1. Operator Dapodik

Operator Dapodik adalah pintu masuk seluruh data. Hampir semua komponen di e-Rapor bergantung penuh pada keakuratan data dari Dapodik. Itulah mengapa operator sering disebut sebagai “jeroan mesin” sistem administrasi sekolah.

Tugas utama Operator Dapodik

Operator bertanggung jawab memastikan bahwa data yang diperlukan e-Rapor tersedia, valid, dan mutakhir. Tugasnya meliputi:

• Input data siswa: Mulai dari identitas, rombel, hingga status keaktifan.
• Input data PTK: Termasuk tugas mengajar, status kepegawaian, NUPTK, dan struktur sekolah.
• Input rombongan belajar dan wali kelas: Struktur rombel yang salah akan mengacaukan seluruh menu guru dan wali kelas di e-Rapor.
• Input pembelajaran: Kompetensi dasar, mapel, dan alokasi jam harus benar agar guru bisa menginput nilai.
• Input ekstrakurikuler
• Membuat dan mengatur Webservice:  Webservice adalah “jembatan” integrasi e-Rapor ↔ Dapodik.

Dampak kesalahan Operator Dapodik

Kesalahan sekecil apa pun dapat berakibat fatal:

• Guru tidak muncul di menu pembelajaran.
• Siswa hilang dari rombel.
• Nilai tidak dapat diinput.
• Logo dan identitas sekolah tidak sinkron.
• Ekstrakurikuler tidak muncul di rapor.

Karena itu, Operator Dapodik memegang peran yang sangat strategis dalam arsitektur e-Rapor.

2. Administrator

Jika operator adalah fondasi, maka administrator (admin e-Rapor) adalah pengelola rumahnya. Admin bertugas mengendalikan seluruh data yang masuk ke dalam e-Rapor.

Peran strategis Administrator

Admin bertanggung jawab pada:

- Sinkronisasi Webservice dengan Operator Dapodik

  Tanpa sinkronisasi ini, data tidak akan masuk.

- Mengambil dan mengolah data Dapodik

  Termasuk memastikan struktur kurikulum sesuai tahun berjalan.

- Membuat akun pengguna (guru, siswa, admin lain)

  Setiap akses dikontrol oleh admin.

- Menyesuaikan referensi lokal

Misalnya: pembelajaran lokal, pengaturan mapping rapor, penyesuaian logo sekolah dan pemda, tanda tangan digital, foto siswa dan tanggal rapor.

- Mengelola referensi P5 atau Kokurikuler

  Menyesuaikan perubahan kebijakan antara Kurikulum 2013 dan Kurikulum Merdeka.

Tugas teknis admin yang memengaruhi rapor

Admin juga mengelola:

• Pengecekan status nilai,
• Pencetakan leger, rapor PKL, rapor P5,
• Penyusunan data UKK dan Skill Passport,
• Pengelolaan data PKL,
• Input nilai PKL jika dilakukan oleh pembimbing,
• Penyusunan transkrip nilai ijazah,
• Backup dan restore data,
• Mengirim nilai kembali ke Dapodik.

Sederhananya: jika terjadi error di e-Rapor, admin adalah orang pertama yang dicari.

3. Guru Mata Pelajaran

Guru adalah aktor inti dalam pembelajaran. Maka dalam e-Rapor, guru memegang tugas penting: menginput nilai peserta didik sesuai mata pelajaran yang dia ampu.

Perlu dipahami: 

Admin tidak boleh dan tidak bisa menginput nilai atas nama guru mapel. Ini adalah prinsip integritas akademik.

Fitur yang dapat diakses Guru Mapel

Guru memiliki hak untuk:

• Menginput Tujuan Pembelajaran (TP).
• Menginput Nilai Rapor (pengetahuan, keterampilan, atau capaian sesuai kurikulum).
• Menginput nilai P3 (untuk Kurikulum 2013 sebelum 2025/2026).
• Menginput nilai Profil Lulusan (Kurikulum 2013 setelah 2025/2026).
• Menginput nilai Projek P5 dan catatan proyek (jika menjadi koordinator).
• Menginput nilai kokurikuler (untuk periode setelah 2025/2026).
• Menginput nilai ekstrakurikuler (jika menjadi pembina ekskul).
• Menginput nilai PKL (jika menjadi pembimbing).
• Mengecek status penilaian.

Guru juga bisa menggunakan metode import nilai via Excel, sangat membantu untuk kelas besar.

Kesalahan umum Guru dalam e-Rapor

Beberapa yang sering terjadi:

• Tidak mengisi TP sehingga nilai tidak muncul.
• Salah memilih rombel atau mapel.
• Nilai tidak tersimpan karena koneksi internet.
• Tidak menuntaskan pengisian nilai sehingga status penilaian tertahan.

Solusinya: guru perlu memahami alur penilaian dari awal semester, bukan saat rapor akan dicetak.

4. Wali Kelas

Wali kelas memiliki akses paling banyak setelah admin. Ia menjadi penanggung jawab rombel dan pengelola akhir data rapor siswa.

Tugas wali kelas dalam e-Rapor meliputi:

• Memperbarui data siswa dalam rombel.
• Menginput rekap kehadiran setiap semester.
• Menginput nilai ekstrakurikuler (jika pembina ekskul belum mengisi).
• Menginput kenaikan kelas pada akhir tahun.
• Memproses deskripsi sikap (untuk Kurikulum 2013).
• Mengecek perkembangan nilai seluruh guru mapel.
• Mencetak: leger, rapor intra, rapor P5, transkrip ijazah, buku induk dan sebagainya

Wali kelas adalah last gatekeeper sebelum rapor dikirim ke orang tua.

Tantangan Wali Kelas

• Guru mapel terlambat menginput nilai.
• Ketidaksinkronan data hadir siswa.
• Perubahan rombel mendadak.
• Keterbatasan waktu karena tugas mengajar dan administratif.

Wali kelas membutuhkan koordinasi kuat dengan guru dan admin.

5. Siswa

e-Rapor juga memberikan akun khusus untuk siswa. Meski aksesnya terbatas, fitur ini sangat penting untuk transparansi dan penguatan literasi digital.

Fitur bagi siswa:

• Memperbarui profil.
• Melihat riwayat nilai.
• Mengecek perkembangan capaian belajar.
• Mengunduh rapor (jika diizinkan admin).

Nilai yang dapat dilihat hanyalah nilai yang sudah dipublikasikan oleh sekolah.

Dengan demikian, siswa dapat ikut mengontrol proses belajarnya melalui asesmen berbasis data.

Bagaimana Semua Pengguna Harus Bekerja?

Struktur peran bukan sekadar daftar tugas. Dalam praktik pendidikan modern, peran-peran ini harus menyatu dalam alur yang jelas.

Alur kerja ideal:

1. Operator memperbarui seluruh data Dapodik.

2. Admin melakukan sinkronisasi dan memeriksa data.

3. Guru menginput nilai dan progres pembelajaran.

4. Wali kelas mengelola data rombel, kehadiran, dan mencetak rapor.

5. Siswa mengakses rapor digital sebagai hasil akhir.

Jika salah satu peran bermasalah?

• Nilai tidak muncul,
• Rapor gagal diproses,
• Data siswa hilang,
• UKK tidak tercetak,
• P5 tidak terbaca,
• Transkrip ijazah kosong.

Karena itu, sekolah perlu menyusun SOP internal untuk memastikan tidak ada langkah yang terputus.

Apa yang Harus Dilakukan?

Agar implementasi e-Rapor berjalan lancar, pakar pendidikan menyarankan:

1. Bentuk tim kecil berisi Operator, Admin, Waka Kurikulum, dan Wali Kelas.
2. Susun SOP alur penilaian per semester.
3. Adakan pelatihan internal untuk guru baru setiap awal tahun.
4. Lakukan sinkronisasi Dapodik secara berkala.
5. Tetapkan deadline bertahap untuk input nilai.
6. Simpan backup data tiap akhir semester.
7. Fokus pada integritas data: nilai hanya diisi oleh guru mapel.

Kesimpulan

e-Rapor SMK bukan sekadar aplikasi penilaian, tetapi sistem manajemen data akademik yang harus dikelola secara profesional. Struktur peran yang jelas seperti Operator Dapodik, Administrator e-Rapor, Guru Mapel, Wali Kelas, dan Siswa dapat memastikan proses pembelajaran tercermin tepat dalam rapor.

Semakin baik koordinasi antarperan, semakin kuat budaya data di sekolah. Dan budaya data adalah pondasi mutu pendidikan modern.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Mengapa guru tidak bisa menginput nilai di e-Rapor?

Biasanya karena data pembelajaran belum lengkap di Dapodik atau akun guru belum diaktifkan admin. e-Rapor hanya membuka akses bagi guru yang tercatat sebagai pengampu, sehingga kesalahan pada rombel atau pembelajaran langsung memblokir menu penilaian.

2. Siapa yang mengatur Webservice e-Rapor?

Webservice dikelola bersama oleh Operator Dapodik dan Administrator. Operator memastikan koneksi dan sinkronisasi Dapodik berjalan, sementara admin menyesuaikan dan menarik data ke e-Rapor.

3. Apakah wali kelas boleh mengubah nilai guru?

Tidak boleh. Wali kelas hanya mengelola rekap, deskripsi, dan pencetakan rapor, bukan mengubah nilai mapel. Integritas penilaian tetap menjadi tanggung jawab guru pengampu.

4. Mengapa data P5 tidak muncul di rapor?

Karena referensi P5/Kokurikuler belum disesuaikan oleh admin sesuai tahun ajaran. Jika tema, elemen, atau pemetaan proyek belum lengkap, e-Rapor tidak akan menampilkan data P5 di rapor.

5. Bagaimana siswa mengakses rapor digital?

Melalui akun siswa yang dibuat admin. Namun file rapor hanya muncul jika administrator memberi izin unduh pada pengaturan akses siswa.

6. Apakah admin boleh menginput nilai guru?

Tidak. Sistem membatasi input nilai hanya untuk guru mapel untuk menjaga akuntabilitas dan integritas penilaian. Admin hanya mengelola referensi dan verifikasi data.