Cara Mengatur Sesi TKA: Panduan Lengkap untuk Operator SD dan SMP

Blog tentang Pendidikan - Setiap tahun, ribuan operator sekolah di seluruh Indonesia menghadapi tantangan yang sama: mengatur sesi Tes Kemampuan Akademik. 

Jumlah peserta yang banyak, keterbatasan perangkat komputer, dan kekhawatiran akan kesalahan teknis sering kali membuat proses ini terasa menegangkan. Apalagi jika sekolah memiliki kondisi khusus seperti perangkat terbatas atau peserta dalam jumlah besar.

Padahal, mengatur sesi Tes Kemampuan Akademik sebenarnya adalah proses yang sistematis dan bisa dijalani dengan tenang jika kita memahami alurnya. 

Artikel ini akan memandu langkah demi langkah cara mengatur sesi TKA untuk jenjang SD dan SMP, mulai dari persiapan awal hingga verifikasi akhir. Tidak perlu bingung lagi, karena setiap skenario akan dibahas dengan contoh konkret.

Memahami Kerangka Kerja TKA

Sebelum masuk ke pengaturan sesi, penting untuk memahami di mana posisi kita dalam alur kerja TKA secara keseluruhan. Pengaturan sesi bukanlah langkah pertama, melainkan tahapan yang dilakukan setelah beberapa langkah sebelumnya tuntas.

Urutan kerja TKA yang benar adalah sebagai berikut. 

1. Pertama, isi data infrastruktur sekolah. 
2. Kedua, impor data peserta ke dalam sistem. 
3. Ketiga, lakukan pendaftaran peserta untuk memastikan semua terdaftar. 
4. Keempat, upload foto peserta sebagai identitas digital. 
5. Kelima, lengkapi DNS dan SPTJM TKA. 
6. Keenam, atur sesi TKA untuk gladi bersih dan pelaksanaan utama. Terakhir, generate nomor peserta setelah semua data lengkap.

Poin penting yang perlu dicatat, pengaturan sesi yang dilakukan akan digunakan untuk dua kegiatan sekaligus, yaitu gladi bersih dan TKA utama. Simulasi biasanya tidak menggunakan sistem sesi karena sifatnya hanya uji coba. 

Selain itu, pengaturan sesi masih bisa diubah selama belum memasuki masa pelaksanaan gladi bersih. Jadi, jika ada perubahan data, tidak perlu panik karena masih bisa diedit.

Memahami Jadwal dan Sesi TKA

Langkah awal yang tidak boleh dilewatkan adalah memahami jadwal resmi TKA tahun 2026. Untuk jenjang SMP dan MTs, pelaksanaan berlangsung pada tanggal 6 sampai 16 April 2026. Sementara untuk jenjang SD dan MI, pelaksanaan dimulai tanggal 20 sampai 30 April 2026.

Masing-masing jenjang menyediakan empat gelombang yang bisa dipilih. Setiap gelombang berlangsung selama dua hari berturut-turut. Hari pertama untuk mata pelajaran Matematika, hari kedua untuk Bahasa Indonesia.

Dalam satu hari, tersedia beberapa sesi dengan jumlah berbeda tergantung wilayah. Wilayah WIB dan WITA mendapatkan empat sesi per hari. Wilayah WIT hanya mendapatkan tiga sesi per hari karena pertimbangan kondisi geografis dan kebiasaan lokal. 

Pembagian waktu ini harus diperhatikan karena akan memengaruhi berapa banyak sesi yang bisa dialokasikan dalam satu hari.

Pemilihan gelombang sepenuhnya diserahkan kepada sekolah. Tidak ada aturan baku yang mewajibkan sekolah harus mengambil gelombang tertentu. 

Keputusan ini bisa dimusyawarahkan dengan mempertimbangkan kesiapan infrastruktur, jadwal kegiatan sekolah lain, ketersediaan proktor dan pengawas, serta koordinasi dengan sekolah lain jika ada rencana pinjam perangkat.

Menghitung Kebutuhan Sesi Berdasarkan Jumlah Peserta dan Perangkat

Inti dari pengaturan sesi adalah membagi peserta ke dalam kelompok-kelompok kecil sesuai dengan kapasitas perangkat yang tersedia. Perhitungan ini menjadi fondasi utama sebelum masuk ke aplikasi.

Langkah pertama, hitung berapa banyak komputer atau Chromebook yang benar-benar siap pakai. Jangan lupa sisihkan satu atau dua unit sebagai cadangan untuk mengantisipasi kerusakan teknis mendadak. Perangkat cadangan ini tidak dihitung dalam kapasitas utama.

Langkah kedua, bagi jumlah peserta dengan jumlah perangkat yang tersedia. Hasilnya dibulatkan ke atas untuk mendapatkan jumlah sesi minimal yang dibutuhkan. Misalnya, jika peserta 53 orang dan perangkat 20 unit, maka 53 dibagi 20 sama dengan 2,65. Dibulatkan ke atas menjadi 3 sesi.

Langkah ketiga, tentukan komposisi peserta per sesi. Usahakan pembagian merata. Dari contoh di atas, 3 sesi dengan 53 peserta bisa dibagi menjadi 18 + 18 + 17. Angka 18 ini adalah angka ideal yang disarankan karena tidak terlalu penuh dan masih menyisakan ruang gerak.

Pertimbangan lain yang tidak kalah penting adalah kapasitas jaringan internet. Secara teknis, jika perangkat mencukupi, semua peserta bisa dijalankan dalam satu sesi. Namun jika bandwidth terbatas, menjalankan terlalu banyak peserta bersamaan justru kontraproduktif. 

Koneksi lemot, loading lama, bahkan risiko disconnect bisa mengganggu konsentrasi siswa. Dalam kondisi seperti ini, lebih bijak menambah jumlah sesi meskipun perangkat sebenarnya mencukupi.

Menyiapkan Data Komputer Proktor

Sebelum menyentuh pengaturan sesi, ada satu langkah wajib yang sering terlewat: menyiapkan data komputer proktor. Sistem TKA dirancang berurutan. Jika data komputer proktor belum diinput, pengaturan sesi tidak bisa dilakukan dengan sempurna.

Masuk ke menu Komputer Proktor di dashboard. Di halaman ini, klik tombol tambah untuk membuat data ruang. Isikan nama ruang sesuai dengan kondisi sekolah, misalnya "Lab Komputer Utama" atau "Ruang TKA 1".

Pada kolom jumlah klien, isikan berapa banyak komputer yang tersedia dan siap pakai. Ingat batas maksimal yang diizinkan sistem adalah 25 peserta per ruang. 

Jika sekolah memiliki 20 komputer, isikan 20. Jika memiliki 30 komputer, tidak bisa diisikan 30 dalam satu ruang karena melebihi batas. Solusinya akan dibahas di bagian khusus.

Setelah semua terisi, klik simpan. Data komputer proktor kini siap digunakan.

Cara Mengatasi Kondisi Khusus

Tidak semua sekolah memiliki ruang komputer dengan kapasitas di bawah 25. Banyak sekolah yang memiliki laboratorium dengan 30, 40, bahkan lebih unit komputer dalam satu ruangan. Lalu bagaimana cara menginputnya?

Solusinya sederhana. Dalam sistem TKA, kita bisa membuat dua ruang atau lebih untuk satu proktor yang sama. Secara fisik, semua komputer tetap berada dalam satu ruangan yang diawasi satu proktor. Namun secara administratif, kita pecah menjadi beberapa entitas.

Misalnya, sekolah memiliki 30 komputer dalam satu laboratorium dengan satu proktor. Cara inputnya:

1. Buat ruang pertama dengan nama "Lab Komputer A" dan isikan 25 klien.
2. Buat ruang kedua dengan nama "Lab Komputer B" dan isikan 5 klien.

Kedua ruang ini menggunakan proktor yang sama, yaitu orang yang sama.

Saat pengaturan sesi nanti, peserta akan dibagi ke dalam kedua ruang ini. Untuk sesi tertentu, 25 peserta masuk ke ruang A dan 5 peserta masuk ke ruang B. 

Mereka tetap berada dalam satu ruangan fisik, diawasi proktor yang sama, dan mengerjakan tes di waktu yang bersamaan.

Cara ini memungkinkan sekolah dengan perangkat berlebih tetap bisa menginput data sesuai ketentuan teknis tanpa harus mengubah kondisi riil di lapangan.

Langkah Teknis Mengatur Sesi di Aplikasi TKA

Dengan semua persiapan selesai, saatnya masuk ke inti pembahasan: mengatur sesi di aplikasi TKA. Berikut langkah-langkahnya secara rinci.

Langkah 1: Akses Menu Pengaturan Sesi

Dari dashboard, masuk ke menu Administrasi Tes. Di dalamnya, pilih submenu Pengaturan Sesi. Halaman ini akan menampilkan daftar seluruh peserta yang sudah terdaftar.

Langkah 2: Tampilkan Semua Peserta

Di bagian bawah tabel, biasanya ada opsi untuk mengatur jumlah baris yang ditampilkan. Pilih angka yang lebih besar dari jumlah peserta, misalnya 50 atau 100, agar semua data muncul dalam satu halaman. Ini memudahkan pengaturan karena tidak perlu bolak-balik halaman.

Langkah 3: Isi ID Proktor

Klik di kolom ID Proktor pada baris pertama. Sistem akan menampilkan opsi ruang yang sudah dibuat sebelumnya. Pilih ruang yang sesuai. 

Untuk memudahkan, setelah satu baris terisi, biasanya sistem bisa mengisi otomatis baris-baris berikutnya dengan cara menarik atau menyalin. Pastikan semua peserta mendapatkan ID proktor yang sesuai.

Langkah 4: Tentukan Gelombang

Pilih gelombang yang sudah disepakati. Jika semua peserta dalam satu gelombang, pastikan semua baris terisi gelombang yang sama. Konsistensi ini penting agar tidak ada peserta yang tercatat berbeda gelombang.

Langkah 5: Atur Sesi Hari Pertama dan Hari Kedua

Ini adalah bagian paling krusial. Tentukan sesi untuk setiap peserta di hari pertama dan hari kedua.

Prinsip utama yang direkomendasikan: satu peserta mendapatkan sesi yang sama untuk kedua hari. Jika seorang peserta ditempatkan di sesi 1 pada hari pertama, maka di hari kedua ia juga harus di sesi 1. Jika peserta lain di sesi 2, maka konsisten sesi 2 untuk kedua hari.

Prinsip ini sangat penting untuk menghindari kebingungan. Siswa cukup mengingat satu angka sesi dan itu berlaku untuk kedua hari ujian. Mereka tidak perlu menghafal jadwal berbeda yang berisiko terlupa atau salah masuk ruang.

Pembagian sesi dilakukan berkelompok sesuai perhitungan sebelumnya. Misalnya untuk 53 peserta dengan 3 sesi: 18 peserta pertama diisi sesi 1, 18 peserta berikutnya diisi sesi 2, 17 peserta terakhir diisi sesi 3. Pastikan pengisian rapi dan tidak ada yang terlewat.

Langkah 6: Simpan Pengaturan

Setelah semua data terisi, klik tombol Simpan. Tunggu hingga muncul notifikasi bahwa data berhasil disimpan. Jangan buru-buru menutup halaman sebelum notifikasi ini muncul.

Langkah 7: Verifikasi di Menu Rekap

Langkah terakhir yang tidak boleh dilewatkan adalah verifikasi. Masuk ke menu Rekap atau menu sejenis yang menampilkan ringkasan pengaturan sesi. 

Di sini akan terlihat berapa banyak peserta per sesi, per gelombang, dan per ruang. Pastikan angkanya sesuai dengan perhitungan awal. Jika ada ketidaksesuaian, segera perbaiki dengan kembali ke menu pengaturan sesi.

Strategi Pengaturan untuk Berbagai Kondisi Sekolah

Setiap sekolah memiliki kondisi unik. Berikut beberapa skenario umum dan strategi pengaturannya.

1. Sekolah dengan Jumlah Peserta Sedang dan Perangkat Cukup

Contoh: 53 peserta, 20 laptop, satu proktor. Sekolah ini membutuhkan 3 sesi. Strateginya, bagi peserta menjadi 18 + 18 + 17. Semua peserta dalam satu gelombang. Input ID proktor sama untuk semua. Atur sesi berkelompok sesuai pembagian.

2. Sekolah dengan Perangkat Terbatas

Contoh: 16 peserta, hanya 6 laptop (4 milik sendiri + 2 pinjaman). Sekolah ini membutuhkan 3 sesi dengan pembagian 6 + 6 + 4. Strateginya sama dengan skenario pertama, hanya komposisi sesi berbeda.

3. Sekolah dengan Perangkat Banyak dalam Satu Ruangan

Contoh: 50 peserta, 30 laptop dalam satu laboratorium dengan satu proktor. Karena batas input 25 per ruang, buat dua ruang administratif: ruang A 25 klien, ruang B 5 klien. Untuk sesi 1, masukkan 25 peserta ke ruang A dan 5 peserta ke ruang B. Semua di sesi 1. Untuk sesi 2, masukkan 20 peserta ke ruang A (karena hanya butuh 20). Secara fisik, semua tetap dalam satu ruangan dengan satu proktor.

4. Sekolah dengan Peserta Sangat Banyak

Contoh: 351 peserta, 80 laptop, 4 proktor. Sekolah ini membutuhkan 5 sesi. Karena satu gelombang maksimal 4 sesi, maka harus menggunakan 2 gelombang. Strateginya, kelompokkan peserta per proktor. 

Proktor 1 menangani sebagian peserta, proktor 2 bagian lain, dst. Atur pembagian sesi per proktor dengan kombinasi gelombang 1 (4 sesi) dan gelombang 2 (1 sesi). Input dengan teliti karena jumlahnya besar, lalu verifikasi di menu rekap.

Prinsip-prinsip Penting dalam Pengaturan Sesi

Dari berbagai pembahasan di atas, beberapa prinsip penting perlu selalu diingat:

1. Konsistensi adalah kunci utama. Usahakan setiap siswa mendapatkan sesi yang sama untuk hari pertama dan hari kedua. Ini menghindarkan kebingungan dan memudahkan koordinasi di lapangan.
2. Perhatikan batasan wilayah. Wilayah WIB dan WITA bisa menggunakan 4 sesi, Wilayah WIT hanya 3 sesi. Jangan sampai menginput sesi ke-4 untuk sekolah di wilayah WIT.
3. Patuhi batas maksimal ruang. Dalam input komputer proktor, batasi 25 peserta per ruang. Jika lebih, pecah menjadi beberapa ruang dengan proktor yang sama.
4. Gunakan fleksibilitas gelombang. Sekolah bebas memilih gelombang 1-4. Bisa juga mengkombinasikan beberapa gelombang jika diperlukan, misalnya karena keterbatasan sesi dalam satu hari.
5. Verifikasi selalu. Setelah menyimpan, cek di menu rekap untuk memastikan data sesuai. Kesalahan kecil bisa dideteksi lebih awal sebelum berdampak besar.

Tindak Lanjut Setelah Pengaturan Sesi

Pengaturan sesi yang sudah selesai dan tersimpan bukanlah akhir dari tugas operator. Masih ada beberapa tahapan yang harus diselesaikan:

• Upload foto peserta – Pastikan semua peserta memiliki foto yang terupload. Foto ini akan muncul di layar komputer saat siswa login.
• Generate nomor peserta – Setelah semua data lengkap, lakukan generate nomor peserta. Nomor inilah yang akan digunakan siswa untuk mengakses soal. Dokumentasikan dan bagikan sebelum hari H.
• Upload pakta integritas pengawas – Cetak formulir fakta integritas, minta ditandatangani pengawas, lalu scan dan upload kembali.
• Cek kelengkapan di dashboard – Pastikan semua indikator sudah berwarna hijau menandakan semua tahapan selesai.

Kesimpulan

Mengatur sesi TKA untuk jenjang SD dan SMP adalah proses yang sistematis dan terstruktur. Dimulai dari memahami jadwal, menghitung kebutuhan sesi berdasarkan perangkat yang tersedia, menyiapkan data komputer proktor, hingga menginput dan memverifikasi di aplikasi.

Tidak perlu takut dengan jumlah peserta yang besar atau keterbatasan perangkat. Setiap kondisi memiliki solusinya sendiri. Yang terpenting adalah ketelitian dalam perencanaan dan konsistensi dalam pelaksanaan.

Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan para operator bisa lebih percaya diri dalam menjalankan tugasnya. Setiap data yang diinput dengan teliti akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan TKA di sekolah. Selamat bekerja, tetap semangat, dan semoga sukses untuk pelaksanaan TKA tahun 2026.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Kapan waktu ideal mengatur sesi TKA?

Setelah semua tahapan sebelumnya selesai: data infrastruktur, impor peserta, pendaftaran, upload foto, dan DNS SPTJM. Lakukan sebelum gladi bersih dimulai.

2. Apakah pengaturan sesi untuk gladi bersih dan TKA utama sama?

Ya, pengaturan sesi yang sama akan digunakan untuk kedua kegiatan. Pastikan sudah benar sebelum gladi bersih.

3. Berapa maksimal peserta dalam satu sesi?

Disarankan 18 peserta per sesi untuk kenyamanan dan kestabilan jaringan. Batas maksimal teknis adalah 25 peserta per ruang sesuai aturan input.

4. Bagaimana jika laptop dalam satu ruangan lebih dari 25?

Buat dua ruang atau lebih dalam input komputer proktor meskipun proktornya sama. Misal ruang A (25) dan ruang B (sisanya). Secara fisik tetap satu ruangan dengan satu proktor.

5. Apakah boleh siswa dalam satu sekolah berbeda gelombang?

Boleh. Misalnya sebagian siswa di gelombang 2 dan sebagian di gelombang 3. Yang penting pengaturan sesinya konsisten per siswa.

6. Mengapa sesi hari pertama dan kedua harus sama?

Agar siswa tidak bingung. Jika hari pertama sesi 1, hari kedua sesi 2, siswa bisa lupa atau salah masuk ruang. Konsistensi memudahkan semua pihak.

7. Bagaimana jika salah input? Masih bisa diubah?

Bisa. Selama belum memasuki masa pelaksanaan gladi bersih, pengaturan masih bisa diubah dengan masuk ke menu yang sama dan menyimpan ulang.

8. Apa yang harus dilakukan setelah pengaturan sesi selesai?

Upload foto peserta, generate nomor peserta, upload fakta integritas pengawas, dan cek kelengkapan data di dashboard.

9. Bagaimana cara mengetahui pembagian sesi sudah benar?

Cek di menu rekap. Akan terlihat jumlah peserta per sesi, per gelombang, dan per ruang. Bandingkan dengan perhitungan awal.

10. Ke mana harus bertanya jika ada kendala?

Hubungi operator tingkat kabupaten/kota atau dinas pendidikan setempat. Biasanya ada grup komunikasi khusus untuk diskusi teknis TKA.